Digitale Korrespondenz - Wie sich schriftliche Kommunikation verändert hat

Es war einmal … ein Brief

Jetzt mal ganz ehrlich – wann haben Sie Ihren letzten Brief geschrieben? Handschriftlich und eventuell auf ausgesuchtem Papier, danach in ein Kuvert, das Sie mit einer Briefmarke versehen und dann in einen Postkasten geworfen haben?

Das wird bei den meisten Lesern dieses Beitrages wohl schon länger her sein.

Die meisten Menschen haben heute wohl Zugang zu einem Drucker, daher werden Briefe (wenn überhaupt) am PC, Laptop oder Tablet geschrieben und dann wahrscheinlich auch elektronisch verschickt. Einzig die DSGVO hat dem schon als altmodisch gebrandmarkten Postversand zu neuem Leben verholfen – da ja Mails mit nicht verschlüsselten schützenswerten Daten als „nicht sichere Übertragung“ gelten, Postsendungen hingegen schon.

Schriftliche Kommunikation verändert sich

So wie vieles andere auch, hat sich in den letzten Jahren, durchaus auch unter dem starken Einfluss der Digitalisierung – unsere schriftliche Kommunikation verändert.

Es gibt kaum eine Branche, in der nicht innerhalb des Unternehmens oder mit Kunden bzw. Lieferanten per Mail kommuniziert wird. Die meisten Unternehmen haben eine Social Media Auftritt, den Sie zum Branding, zur Kundenansprache oder zum Netzwerken nutzen. Manche Websites haben Chatfunktionen integriert, um Interessenten rasch und unkompliziert die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme zu geben. Und es gibt Unternehmen, die einen guten Teil ihrer Geschäfte mittels Kurznachrichtendienst (WhatsApp) abwickeln.

Es stehen also zahlreiche neue Kommunikationskanäle zur Verfügung, teilweise mit begrenzter Anzahl an Zeichen, sodass Informationen knapper gestaltet werden müssen. Mit der Digitalisierung gehen auch einige Anglizismen einher, die Eingang in unseren Alltagssprachschatz gefunden haben.

Was früher noch als unhöflich galt – nämlich ohne Umschweife schriftlich auf den Punkt zu kommen, oder grammatikalisch falsche oder unvollständige Sätze zu formulieren – ist heute gang und gebe. Auch die Form der Anrede oder die Art der Verabschiedung hat sich stark verändert, und manch ungeschrieben Regel gilt nicht mehr.

Also welche ungeschriebenen Regeln gelten jetzt?

Die Herausforderung beginnt schon bei der Wahl des passenden Kommunikationskanals.

Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, ob Sie einen Geschäftspartner, eine Kundin oder eine Vorgesetzte am Handy oder am Festnetz anrufen sollen? Hier gilt: Wenn die Mobilnummer in der Mailsignatur oder auf der Visitenkarte vermerkt sind, kann man sie zu angemessenen Zeiten (also nicht außerhalb gängiger Dienstzeiten) auch benutzen.

Schwieriger ist es schon bei der schriftlichen Kommunikation:

Grundsätzlich gilt hier, dass die Korrespondenz via Mail anderen Formen wie z. B. Kurznachrichtendiensten vorzuziehen ist. Schon allein wegen der Nachvollziehbarkeit und der übersichtlichen Möglichkeit der Speicherung.

Im Mailverkehr sollte man dann unterscheiden, wer der Adressat des Mails ist – soll ein professionell-distanter „Tonfall“ gewählt werden, oder darf auch der eine oder andere persönliche Satz im Text vorkommen? In jedem Fall gilt: Gehen Sie bitte sparsam mit Smileys oder lustigen Icons um, wenn Sie den Empfänger ihres Schreibens nicht gut kennen.

Nutzen Sie die Betreffzeile immer für einen Hinweis auf den Inhalt – die siebzehnte Antwort auf die Antwort auf die Antwort erschwert das Auffinden der wichtigen Informationen.

Fangen Sie auch jedes Mail mit einer Anrede an – hier sind Titel nicht mehr so wichtig wie früher – nur, wenn Sie an einem Tag mehrere Male hin und her schreiben, kann die Anrede auch mal entfallen.

Nutzen Sie WhatsApp oder SMS nur dann, wenn man es vorher vereinbart hat. Nach einem Vorstellungsgespräch, dem potenziellen Chef eine lustige WhatsAPP zu schicken, kann ganz negative Reaktionen hervorrufen.

Und senden Sie bei einer Kurznachricht jedenfalls auch Ihren Namen mit, denn Sie können nicht sicher sein, dass der Adressat Ihre Nummer mit Namen eingespeichert hat.

Dies ist nur ein ganz kleiner Auszug aus den vielen – ungeschriebenen – Regeln, die für die digitale Korrespondenz gelten. In unserem Seminar erfahren Sie mehr dazu – und erhalten auch praktische Hinweise, wie Sie sich die digitale Korrespondenz vereinfachen können.

Mehr dazu im Kurs
Digitale Korrespondenz – Sicher im Verfassen und Versenden von Mails und Kurznachrichten

Jänner 2023

Mag. Johannes Rath
Geschäftsführer

Mag. Johannes Rath, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung ppc training, Betriebswirt mit Spezialisierung auf Personalwirtschaft und Tourismuswirtschaft, langjährige Erfahrung in der Begleitung von PE- und OE-Prozessen, in der strategischen Führungskräfteentwicklung und in CRM-Prozessen.

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