Die digitale Transformation hat die Arbeitswelt binnen kürzester Zeit massiv umgekrempelt. Nicht nur Techniker, Vertriebsmitarbeiter und Manager werden durch die Digitalisierung auf Trab gehalten – auch im Office Management müssen die Kolleginnen mit dem höheren Kommunikationstempo, neuen Kommunikationskanälen nach außen und innen und sich permanent verändernden Medien zurechtkommen. Assistentinnen, welche die neuen Tools beherrschen, können ihre Arbeit effizient und zukunftssicher gestalten.
Mit der Digitalisierung vollzieht sich auch in der Büroorganisation ein Kulturwandel. War früher die klassische Chefsekretärin Herrin über Termingestaltung, Buchung von Reisen und die Büroorganisation, erledigen heute viele Chefs diese Aufgaben für sich selbst. Die neue Generation an Führungskräften ist es gewohnt, sich Termine via Doodle selbst zu organisieren, mit dem Geschäftspartner in Asien per Skype einen Deal zu besprechen und Verträge zwischendurch von unterwegs zu überprüfen. Braucht es Assistentinnen also gar nicht mehr, ist der Beruf vom Aussterben bedroht?
Neue Herausforderungen in der digitalen Arbeitswelt
Der Wandel des Berufsbildes ist tatsächlich außerordentlich groß, was aber nicht bedeutet, dass Office Management obsolet geworden wäre. Auch wenn die Dokumentenablage nicht mehr aus mit vielen Kilogramm Papier gefüllten Ordnerwänden besteht, sondern digital organisiert wird – jemand muss die im Unternehmen eingeführte Systematik aus dem Effeff kennen, pflegen und im Notfall von anderen, die ebenfalls an den Dokumenten arbeiten, einfordern.
Assistentinnen werden weiterhin eine wichtige Schnittstellenfunktion in ihren Unternehmen einnehmen – gerade weil durch das immer stärker genutzte Teleworking manche Teams großteils nur noch virtuell miteinander kommunizieren. Es muss jemand den Überblick behalten und darf sich nicht im Dschungel der neuen Formen der Zusammenarbeit wie New Work, Job Sharing und Cloud Working verirren. Dazu müssen im Office Management aber die zur Organisation solch eines virtuellen Bürobetriebs nötigen Apps, Tools und Programme beherrscht und effizient eingesetzt werden.
Neue Chancen fürs Office Management
Durch den digitalen Wandel ergeben sich für Assistentinnen aber auch neue Spielräume. Heute werden in Ausschreibungsprofilen fürs Office Management oft schon Projektmanagement-Kenntnisse und Leadership-Qualitäten gefordert. War die klassische Chefsekretärin früher hauptsächlich als persönliche Betreuerin des Chefs tätig, führt eine moderne Assistentin Teams, arbeitet an der Projektorganisation mit und verwaltet Budgets. Auch dafür gibt es viele Tools, die bei der digitalen Organisation unterstützen, wer sie anwenden kann, hat im Rennen um einen Top-Job im Office Management die Nase vorn.
So praktisch und wichtig der Einsatz digitaler Arbeitsmittel im Alltagsbetrieb auch ist – der analoge Faktor Mensch hat immer noch eine essenzielle Bedeutung im Office Management. Ob im persönlichen Gespräch oder per Skype: Erfahrene Assistentinnen nehmen oft eine besondere Stellung innerhalb des Unternehmens ein, da sie mit ihrer langjährigen Kenntnis des Betriebes sowie der Mitarbeiter so manche Krisensituation im Unternehmen entschärfen können, bevor sie schlagend wird.
Keine Angst vor Assistenz 4.0
Auch wenn es einer erfahrenen Assistentin sicher schwerfällt, zuzugeben, dass sie sich von neuen Entwicklungen überrollt und überfordert fühlt: Sie können ihr die Angst vor dem Neuen nehmen und sie mit der Auswahl von passenden Weiterbildungsmöglichkeiten dabei unterstützen, das Tempo der Digitalisierung auch im Office Management mitzugehen. Unser Kurs „Office Management mit Schwerpunkt Digitalisierung“ bereitet Ihre Kollegin auf eine erfolgreiche Zukunft im Assistenz-Bereich vor.
